Nous invitons les personnes et entités donatrices, collaboratrices, bénéficiaires et consultantes du DDP, tout comme les autres parties impliquées se retrouvant face à un comportement indésirable de la part d’un·e membre de l’équipe du DDP à signaler ledit comportement, que ce soit au moyen de la Procédure de réclamation externe d’Hivos ou de la Procédure d’alerte éthique d’Hivos.

La Procédure de réclamation externe d’Hivos a été conçue pour faire face aux comportements indésirables, notamment le harcèlement (sexuel), les violences et les représailles impliquant des personnes employées par Hivos et membres du DDP, d’organisations chargées de la réalisation de projets et de prestataires de services associé·e·s et leurs employé·e·s.

Si vous ne souhaitez pas qu’Hivos ait connaissance de votre plainte, vous pouvez recourir à la Procédure d’alerte éthique d’Hivos, conçue pour recevoir des alertes anonymes.

#Déposer une plainte

Pour déposer une plainte, envoyez-la par e-mail à votre contact du DDP ou d’Hivos, avec en copie : complaints@hivos.org . Si vous n’avez pas de contact au DDP ou à Hivos ou que vous ne pouvez pas l’utiliser, ou si vous souhaitez déposer une plainte d’ordre général, vous pouvez envoyer un e-mail directement à : complaints@hivos.org.

Dans votre réclamation, veuillez inclure les informations suivantes :

description de la plainte ;
description de quand et comment la plainte a été déposée ;
votre nom, numéro de téléphone et/ou adresse électronique ;
votre lien avec DDP (par exemple : personne ou entité donatrice, collaboratrice, bénéficiaire-collaboratrice ou prestataire ou autre partie impliquée).

Si la plainte a à voir avec un comportement déplacé, comme l’est le harcèlement sexuel, elle sera transmise à un ou une professionnelle externe en toute confidentialité, qui se mettra en contact avec vous directement. Cette personne aura les responsabilités suivantes :

Vérifier si la personne ayant déposé plainte a besoin de soutien psychologique ou physique, et le cas échéant, cette personne devra disposer du nécessaire pour apporter ledit soutien.
Donner ses conseils sur la façon d’entamer une procédure de réclamation (formelle ou informelle).
Fournir des indications sur la procédure de réclamation.

L’équipe d’Hivos chargée d’examiner les plaintes envisagera la réponse la plus adéquate. Pour ce faire, elle déterminera si la gravité ou la généralisation du comportement indésirable crée un environnement de travail qui puisse être considéré comme intimidant, hostile ou agressif. Pour déterminer si le comportement indésirable est grave ou généralisé, il faut tenir compte des facteurs suivants :

fréquence
gravité
si le comportement a été humiliant ou a supposé une menace physique
l’effet sur le bien-être psychologique de la personne employée

si la personne objet de la plainte jouit d’une position de pouvoir supérieure à celle de la personne déposant plainte

Hivos accepte uniquement les plaintes déposées dans un délai de six mois après le déroulement des faits. Dans les deux semaines, vous recevrez une confirmation écrite de l’accusé de réception, ainsi que les informations sur les prochaines étapes à suivre. Si la réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez déposer à nouveau plainte auprès de la personne responsable du département correspondant, avec copie à : complaints@hivos.org. Si vous n’êtes toujours pas satisfait·e, vous pouvez transférer le cas aux niveaux supérieurs de gestion d’Hivos. Si le cas ne peut pas être résolu par Hivos, vous pouvez vous adresser au Comité de plaintes de Partos.

Toutes les données personnelles de la personne déposant plainte seront traitées et enregistrées de façon scrupuleuse et en toute confidentialité, conformément à la loi néerlandaise en matière de respect de la vie privée.

Procédure d’alerte éthique

Hivos a mis au point une Procédure d’alerte éthique pour traiter les alertes (anonymes) concernant les fraudes, la corruption et toute autre question d’intégrité (voir le tableau dans la Procédure d’alerte éthique d’Hivos) relatives à Hivos, aux employé·e·s d’Hivos, à nos organisations de mise en œuvre, expert·e·s et prestataires de services concerné·e·s et leurs employé·e·s. La procédure d’alerte éthique sert à aborder les cas de comportements répréhensibles desquels vous avez été témoin ou dont vous avez la certitude mais qui ne vous affectent pas personnellement. Vous pouvez également utiliser la Procédure d’alerte éthique d’Hivos si vous êtes personnellement touché·e mais que vous préférez rester dans l’anonymat. Dans ce cas, un ou une consultante externe se mettra en contact avec vous de façon confidentielle. Hivos utilise un service externe indépendant, AAB (anciennement SeeHearSpeakUp), qui vous permet de signaler vos inquiétudes de façon anonyme.

Comment effectuer l’alerte ? Vous pouvez le faire de trois façons :

en appelant AAB (anciennement SeeHearSpeakUp) ;
en utilisant l’outil d’alerte en ligne ;
en envoyant un e-mail à : report@seehearspeakup.co.uk.

Retrouvez la procédure d’alerte éthique d’Hivos ici.